Achtung Betriebskontrolle: So sind Sie vorbereitet!
Mit dem Ziel der „Unversehrtheit des Menschen und der Umwelt“ geht es bei einer Betriebskontrolle um die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften. Je nach Bereich werden notwendige Maßnahmen zur Dokumentationspflicht, Betriebssicherheit und weiteres untersucht. Wir fassen zusammen, was man wissen sollte, um bei der nächsten Betriebskontrolle entspannt und vorbereitet zu sein.
Wofür dient eine Betriebskontrolle?
Betriebskontrolle – das führt bei vielen zu einem bitteren Beigeschmack. Dabei haben ordentlich geführte Unternehmen nichts zu befürchten. Die Betriebskontrolle befähigt eine Behörde die sofortige Unterbindung von dem Betrieb des Unternehmens. Ein solch drastisches „nicht bestanden“ erfolgt jedoch nur bei schwerwiegenden Verstößen. In anderen Fällen werden Bußgelder verhängt und die angeordneten Vorschriften müssen unverzüglich wieder eingehalten werden. In der Lebensmittelkontrolle wurden seit April 2019 Verstöße im Internet veröffentlicht und sind dort einsehbar. Mögliche Verstöße sind daher nicht nur mit Kosten verbunden, sondern stören auch den Produktionsprozess und können zu Imageschäden führen, sodass Kunden abspringen können. Damit zeigt sich: Nachlässigkeit kostet und schadet dem Unternehmen langfristig. Die Einhaltung von Vorschriften liegt somit auch in Ihrem Sinne. Je nach Behörde, erfolgt die Betriebskontrolle nach unterschiedlichen Zielstellungen:
- Arbeitsschutz und Anlagensicherheit
- Einhaltung der Hygienevorschriften (insbesondere in der derzeitigen Situation auch Hygienestandards nach den Infektionsschutzgesetzverordnungen)
- Finanzkontrolle Schwarzarbeit mit Prüfung der Einhaltung des Mindestlohns
- bei einer Lebensmittelüberwachung; Prüfung der Einhaltung der Vorschriften zum Lebensmittelrecht
Zu nicht-behördliche, aber dennoch bekannten Betriebskontrollen gehören auch die als „Audit“ bekannten Prüfungen der Qualitätssicherung und Lieferzuverlässigkeit durch den Kunden. Für alle Zielstellungen gilt, dass das Unternehmen die Pflicht hat die Anforderungen zu erfüllen und vor allem auch die Einhaltung dessen nachweisen zu können.
Ablauf und Maßnahmen der Betriebskontrolle
Die Betriebskontrolle findet ohne vorherige Ankündigung und in regelmäßigen Abständen der zuständigen Behörde statt. Je nach Zielstellung unterscheiden sich die Betriebskontrollen bedingt. Die Gewährleistung von Arbeits- und Gesundheitsschutz ist dabei jedoch immer wesentlicher Teil der Überprüfung. Potenzielle Gefährdungen werden dabei kontrolliert und richten sich maßgeblich nach gesetzlichen Grundlagen, siehe Arbeitsschutzgesetzt §5. Dazu gehören zum Beispiel:
- mechanische, elektrische, chemische, biologische Gefährdungen
- physikalische Gefährdungen (Strahlung, Druck, Lärm…)
- Brand- und Explosionsgefährdungen
- Arbeitsplatzgefährdungen, dazugehörend auch physische und psychomentale Belastungen
- Gefährdungen durch Mängel in Organisation, Information, Kooperation und Qualifikation
- gegebenenfalls „Schwerpunktbegehungen“, bei denen nur bestimmte Bereiche, Tätigkeitsfelder oder Personengruppen überprüft werden
Zur Überprüfung gehören nicht nur die Betriebsräume und Produktionsanlagenstätte, sondern auch Transportfahrzeuge und Abfalllager als auch die fachgerechte Dokumentation der Vorschrifteneinhaltung. In der Lebensmittelbranche bestehen besonders strenge Vorschriften. Hierbei können gegebenenfalls auch Proben genommen und analysiert werden. Bei Verstößen wird das Unternehmen aufgefordert Mängel zu beseitigen und Hygienereinigungen vorzunehmen. Bei schwerwiegenden Verstößen kann auch eine Betriebsschließung folgen. Welche Maßnahmen getroffen werden, liegt im Ermessen und der Entscheidung der Behörde. Des Weiteren können Überprüfungen aber auch doch interne Stellen, wie beispielsweise der Betriebsrat, angehalten werden.
Wie kann ich auf eine Betriebskontrolle vorbereitet sein?
Egal ob die Kontrolle gelegen kommt oder nicht, entscheidend dabei ist Ihre Kooperation. Versuchen Sie nicht in unnötig viel Nervosität zu verfallen. Wenn Sie Ihr Unternehmen fachgerecht führen, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit auch keine massiven Konsequenzen tragen müssen. Wie bereits beschrieben, ist vor allem auch die Dokumentation der Vorschrifteneinhaltung Teil der Betriebskontrolle. Es empfiehlt sich daher dem Prüfer einen geeigneten Besprechungsraum anbieten zu können, in dem die Unterlagen dargelegt und in Ruhe durchgesehen werden. Falls Nachfragen auftreten, ist es ratsam nicht in Panik zu verfallen, sondern auf die Belange des Prüfers einzugehen. Können Sie die Dokumentation der Einhaltung strukturiert und geordnet darlegen, wird die Betriebskontrolle zügig vorübergehen. Somit ist die Dokumentation und Kooperation das A und O der Betriebskontrolle.
Wichtig ist, dass die Auswertung der Betriebskontrolle ernstgenommen wird. Ein Prüfbericht wird bei jeder Betriebskontrolle erstellt, allerdings empfiehlt es sich trotzdem den Ablauf eigens zu protokollieren. Dies hilft nicht nur nachfolgende Unstimmigkeiten zu klären, sondern trägt auch zu einer professionellen Unternehmensführung bei. Das Ziel ist die konstante Verbesserung des Unternehmens. Sollten also Mängel aufgeführt worden sein, ist es vonnöten deren Behebung so schnell wie möglich umzusetzen. Der Prüfer wird Auflagen zur Umsetzung sowie vereinbarte Fristen zur Kontrolle ansetzen.
Setzen Sie auf professionelle Unterstützung!
Als Unterstützung für einen runden Betriebsablauf empfiehlt sich für bestimmte Bereiche einen Partner an Ihrer Seite zu haben. Regelmäßige Hygienereinigungen bieten sich durch externe Dienstleister an. Auch Desinfektionen, vor allem in der Lebensmittelindustrie oder Pharma- und Medizinindustrie sind dabei empfehlenswert. Bei der Industriereinigung ist es ratsam auf einen professionellen Industrieservice zu setzen, der das notwendige Equipment und Fachpersonal innehat.
Wir von HKS Industrieservice sind mit einer Vielzahl an Vorschriften und Qualitätsstandards vertraut und setzen alles daran, die bestmögliche Leistung für unsere Kunden zu erbringen. HKS Industrieservice kennt sich aus und ist mit geschultem Personal auch für Sie im Einsatz.
Sollten Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns. Mit uns können Sie sicher sein, einen kompetenten und vertrauenswürdigen Partner an Ihrer Seite zu haben.
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